横綜興業株式会社（以下、「当社」といいます。）及び当社のグループ会社（以下、当社と併せて「当社グループ」といいます。）は、当社グループの業務の遂行に伴い個人情報を収集、管理、利用する際には、これらの情報について、本指針に従って取り扱います。

 

　当社グループは、事業活動に伴って収集、管理、利用する個人情報について、個人情報保護法等の関連法規及び本指針を誠実に遵守し、適切に取り扱うものとします。

 

（１）   当社グループは、次の種類の個人情報を取り扱います。

①   事業活動に関する個人情報

個人情報保護法等の関連法規及び本指針等に準拠し、適正に取得するとともに、厳重に管理し、本指針等に規定する利用目的以外には、原則として利用しません。

②   当社グループの運営のため及び安全のため収集する個人情報

当社グループの業務の円滑な遂行のため、当社グループの業務の安全、及び社員の安全のため、電話の録音記録をはじめとして、Webへのアクセス記録、電子メール、各種問い合わせに関する情報を収集、保管、利用することがあります。これらの情報は、個人情報保護法等の関連法規及び本指針等に準拠したうえで、適正に取得するとともに、厳重に管理し、本指針等に規定する利用目的以外には、原則として利用しません。

（２）   収集した個人情報は、当社グループ内で定めた期間保有した後、順次破棄するものとします。

また、社員の採用活動において採用が決定されなかった方の履歴書等はただちに破棄し、当社グループはこの情報を保有しません。

従業者情報は関係法令により保管が義務付けられている期間は保管し、それ以後は順次破棄します。

 

（１）   当社グループは、取得する個人情報を、当社グループの行う次の業務の範囲及び目的により利用します。

（イ）利用する業務の範囲

①   不動産の売買・賃貸、それらの代理・仲介、管理その他付帯する事業

②   保険媒介代理事業（損害保険代理業、生命保険媒介業）、その他付帯する事業

③   月極駐車場の運営管理、その他付帯する事業

④   駐車場シェアリング事業等の自動車関連サービスに関する紹介・取次業、その他付帯する事業

⑤   上記①から④に関連するコンサルタント業

（ロ）利用する目的

①   当社グループの業務のご案内・ご提案、契約の締結・履行など

②   当社グループの業務内容のご報告、ご連絡、業務内容に関する情報提供

③   お客さまへのアフターサービスの実施、有益と思われる情報の提供

④   当社グループの提供するサービスの充実のため、及び社員教育のためなどに行うアンケート調査の実施など

⑤   当社グループ又は提携先で取り扱っている商品やサービスに関する情報提供

⑥   当社グループの業務を円滑に行うため

⑦   その他上記①から⑥に関連する業務の遂行のため

⑧   上記①から⑦の達成にあたり第三者に提供するため

（２） 本指針により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱う場合は、あらかじめご本人の同意を得ることとします。

（３） 前２項の規定にかかわらず、次に掲げる場合には、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用させていただく場合があります。

①   法令に基づく場合

②   人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

③   公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

④   国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

（４） 当社グループが個人情報の利用目的を変更する場合には、当該利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行います。また、利用目的を変更した場合には、法令に定める場合を除き、変更された目的を本指針において公表いたします。

 

 

当社グループは、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めます。

 

当社グループは、当社グループが取り扱う個人データにつき、不正アクセス、紛失、改ざん及び漏えいなどの防止その他の個人データの安全の管理のために、以下の事項を含む、必要かつ適切な措置を講じます。

（１）基本方針の策定

個人データの取扱いに関する基本規程を作成しています。

（２）個人データの取扱いに係る規律の整備

個人データの取扱いの段階ごとに取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しています。

（３）組織的安全管理措置

個人情報保護管理者を定め、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。また、個人データの取扱状況について、定期的な点検及び監査の体制を整え、実施しています。

（４）人的安全管理措置

当社グループの指揮監督を受けて当社グループの業務に従事するすべての者に個人データを取り扱わせるに当たって、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行っています。また、すべての従業者に対し、個人情報の保護を徹底させるために、定期的に教育・指導を行っています。

（５）物理的安全管理措置

個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び個人情報を含む機器等の施錠保管を行っています。また、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

（６）技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱うデータベースの範囲を限定しています。また、外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

 

（１）   当社グループは、当社グループの事業活動に伴い、各種手続、調査、広報活動などの業務を外部の事業者に委託することがあります。当社グループは、個人データの取扱いの全部又は一部について外部の事業者に委託する場合には、その取扱いを適正かつ確実に行うことができると認められる事業者の中から当社グループ所定の選定基準に従って委託先を選定し、適切な委託契約を締結します。

（２）   当社グループは、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託先事業者に対する必要かつ適切な監督を行います。

　当社グループは収集した個人情報を次の通り、共同利用させていただきます。

（１）   共同利用される個人情報

住所、氏名、電話番号、年齢、メールアドレス、契約履歴など

（２）   共同利用者の範囲

・株式会社阿部不動産　　・株式会社阿部商事

・株式会社コトノワホールディングス

（３）   利用目的

上記３．個人情報の利用目的と同じです。

（４）   共同利用における管理責任者

管理責任者は当社（横綜興業株式会社）となります。具体的なお問い合わせ窓口は１０．苦情相談窓口をご参照下さい。

 

当社グループが保有する個人データは、ご本人の同意がある場合を除き、原則として第三者に提供しません。ただし、次に掲げる場合は、第三者に提供することがあります。

（１）   法令に基づく場合

（２）   人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

（３）   公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

（４）   国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

（５）   当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）

（６）   利用目的の達成に必要な範囲内において外部委託した場合

（７）   上記８．の共同利用者の範囲に掲げる者に対して提供するとき

 

当社グループの個人情報の取扱いに関する苦情、相談などは、下記窓口にご連絡下さい。

＜苦情相談窓口＞

〒２３９-０８４５

神奈川県横須賀市粟田２－３２－１

横綜興業株式会社　個人情報保護担当

電話　０４６－８４８－８８８２

受付時間：平日９時から１７時（土日祝日、春季・夏季・年末年始休業日を除く）　

 

（１）   当社グループは、以下の個人データを保有しています。

①   顧客に関する情報ファイル

②   電子メール受信・送信ファイル

③   連絡情報ファイル（ご連絡をいただいた方及び名刺交換をさせていただいた方の個人データ）

④   契約履歴ファイル

⑤   従業者関連ファイル（マイナンバーファイルを含む）

（２）   保有する事業者は、横綜興業株式会社及び当社のグループ会社です。

（３）   保有個人データの利用目的

①   顧客に関する情報ファイル

前記３．（１）記載の目的

②   電子メール受信・送信ファイル

前記３．（１）記載の目的

③   連絡情報ファイル（ご連絡をいただいた方及び名刺交換をさせていただいた方の個人データ）

前記３．（１）記載の目的

④   契約履歴ファイル

前記３．（１）記載の目的

⑤   従業者関連ファイル

前記３．（１）（イ）、（ロ）⑥の目的

⑥   特定個人情報ファイル

行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第９条の定める利用範囲に限定し、同法第１９条２号等の定める公務所等への提出のため

 

当社グループは、所定の書面による請求がなされ、住民票の写しなどの提示によりご本人確認を行い、以下の区分に従い、開示等が適切と当社グループが判断した場合には、保有個人データ等の開示等を行うものとします。

（１）   保有個人データ等のご本人への開示

ご本人は、当社グループが保有する、ご本人に関する保有個人データ並びに第三者への個人データの提供及び第三者からの個人データの受領に係る法律に基づき作成している記録（以下、「第三者提供記録」といいます。）の開示を求めることができます。

ただし、次に掲げる場合、当社は、保有個人データ等の全部又は一部を開示しないことがあります。

①   ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

②   当社グループの業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

③   他の法令に違反することとなる場合

④   第三者提供記録については、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして法令で定めるものである場合

（２）   保有個人データの訂正等

ご本人は、当社グループが保有する、ご本人に関する保有個人データの内容が真実でないと考える場合、当該保有個人データの訂正、追加又は削除（以下、「訂正等」といいます。）を求めることができます。ただし、当社グループが遅滞なく必要な調査を行った結果、データ内容が誤りでない場合、又は、利用目的達成のために訂正等が必要でないと当社グループが判断した場合は、当社グループは、訂正等を行わないことがあります。

（３）   保有個人データの利用停止等

当社グループが保有する、ご本人に関する保有個人データが、利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱われた場合若しくは不適正に取り扱われている場合、又は、偽りその他不正の手段により取得された場合、ご本人は、当該保有個人データの利用停止又は消去（以下、「利用停止等」といいます。）を求めることができます。ご本人の同意がないなど正当な理由なく第三者に提供された場合、ご本人は、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求めることができます。また、ご本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合、利用停止等又は第三者への提供の停止を求めることができます。ただし、多額の費用を要する場合やその他の利用停止等又は第三者への提供の停止を行うことが困難な場合、これに代わる措置をとることがあります。

（４）   開示等の手続き

保有個人データの開示、訂正等、利用停止等を求めるご本人は、１０．苦情相談窓口記載の連絡先までお申し出下さい。その際は、当社グループが定める所定の手続きに従い、ご本人であることを確認できる書類を併せてご提示いただきます。

また、開示等請求の手続の費用として、当社グループ所定の手数料（１件当たり税込１，０００円）を徴収させていただきます。

 

当社グループは、上記の各条項を実践するために、当社グループの個人情報の取扱いについて継続的に検討を加え、見直し及び改善を図ってまいります。その場合、改訂版の公表の日から変更後の個人情報保護指針が適用されることになります。

 

　２０１８年１１月１日施行

　２０２１年１月２０日改訂

２０２２年４月１９日改訂

 

横綜興業株式会社

代表取締役　来生亮